L’Expo di Milano è stato l’evento “fieristico” (sebbene il termine si a troppo riduttivo per le dimensioni dell’evento) più importante dell’ultimo decennio. Ogni anno il settore fieristico genera introiti e fa girare l’economia con numeri incredibili,
basti pensare alla Fiera del Libro di Torino, il Motor Show di Bologna, le mostre feline o le grandi esposizioni dedicate alla moda per cerimonie e matrimoni che si svolgono ogni anno a Roma. La fiera di Roma è uno degli spazi espositivi più grandi d’Italia e un polo congressuale importante dove si svolgono numerose manifestazioni di settore. Un’azienda di beni e servizi che desidera mettersi in luce nel modo adeguato deve saper approfittare di questi spazi espositivi per allestire il proprio stand fieristico. Molto spesso le aziende non sono in grado da sole di mettere a punto una strategia di comunicazione efficace, per cui a volte è consigliabile affidarsi all’assistenza di agenzie ed esperti del settore. Con i consigli dello staff della società Capitaleventi leader nel settore sul territorio romano, vediamo come è possibile organizzare al meglio lo stand per questo tipo di manifestazione.
A cosa serve lo stand fieristico
La fiera è un’occasione per l’azienda per esibire al potenziale cliente i propri prodotti e la propria esclusività. La prima cosa da prendere in considerazione è l’atteggiamento con cui i visitatori si recano alle fiere: il visitatore vi si reca senza un interesse specifico anche quando la fiera è monotematica (sport, arredo, enogastronomia, moda, tecnologia …), girovaga senza cercare nulla in particolare, lanciando rapide occhiate a destra e a sinistra, sguardi distratti su tutti gli stand. Quindi, la prima regola nell’allestire uno stand fieristico è la visibilità, riuscire a catturare l’attenzione del visitatore e invogliarlo a rimanere nello stand il più a lungo possibile. Ecco come fare:
- Incuriosire a colpo d’occhio: per spingere un visitatore e potenziale cliente/utente è necessario innescare la curiosità, il desiderio di approfondire la conoscenza del brand o azienda, dando a colpo d’occhio l’idea di ciò che troveranno visitando lo stand, per esempio attraverso uno slogan chiaro e preciso, facile da ricordare, una specie di “tormentone”.
- Puntare alla semplicità: il playoff deve essere immediato e spontaneo, ma anche i beni e i servizi in esposizione, evitando di soffocare lo spazio allestito con tante proposte diverse.
- Evitare tecnicismi: lo stand fieristico non è il luogo più adatto per comunicare al cliente tutte le meraviglie del prodotto con termini troppo specifici del settore. Bisogna formare il personale addetto allo stand in modo che siano in grado di rispondere esaurientemente alle domande in modo semplice e diretto.
- Usare con sapienza i colori: colori e immagini hanno un elevato potere attrattivo, ma non per questo bisogna esagerare con i contrasti, piuttosto i colori devono essere in linea con i prodotti o servizi offerti e con il logo aziendale.
- Arruolare personale cortese e competente: il visitatore è attratto anche dalla bella presenza di chi pone la propria proposta aziendale con cortesia, senza invadenza, senza essere portato “di forza” a visitare lo stand. Il personale deve “condizionare” il visitatore in modo tale da fargli ritenere di essere arrivato lì spontaneamente. Per questo è necessario che steward ed hostess siano sempre attenti, non chiacchierino tra loro, giochino con lo smartphone o mangino durante il servizio. Ogni visitatore perso o disinteressato è una possibilità di guadagno in meno.
Come allestire uno stand fieristico
La prima cosa da sbrigare è la pratica burocratica e legale. Sarà necessario contattare l’organizzazione fieristica per affittare lo spazio espositivo e definirne le dimensioni, nonché firmare un contratto. È necessario verificare se si tratta di uno spazio vuoto o di un “pre-allestito”, una struttura già costruita e immodificabile. Nel contratto è importante specificare quali servizi sono messi a disposizione: luce, acqua, pulizia …, la posizione dello stand e lo spazio effettivo a disposizione. Questa fase è generalmente curata dal legale di azienda o – nel caso di assunzione di un’agenzia di organizzazione di eventi -, dal responsabile organizzativo.
È competenza dell’azienda che allestisce lo stand scegliere i materiali e i supporti più idonei allo scopo, facendo molta attenzione alla sicurezza e alla qualità degli arredi, mensole, mobili, pareti e tiranti per non recare danni ai visitatori qualora si dovessero staccare luci o componenti di arredo nello stand (soprattutto nei casi di allestimenti scenici particolarmente importanti). Per la progettazione dello stand ci si può rivolgere ad architetti specializzati, a ditte esperte in organizzazione di eventi presso i quali affittare gli arredi e affidare il montaggio dello stand.